Chi deve fare richiesta art. 48 – Autorizzazione per mostre ed esposizioni D.Lgs. n. 42/2004?
Deve fare richiesta il prestatore o detentore che acconsente alla richiesta di un Ente organizzatore sia pubblico che privato) che chiede in prestito un “bene culturale” al fine di una mostra o esposizione temporanea o itinerante, in Italia o all’estero.
Prestatore o detentori sono:
1. gli enti pubblici o assimilabili ai sensi dell’art. 10, cc. 1; 2, l. a), b) e c); 4, l. a), b), c), d), ed e), e art. 12, c. 1 del D.Lgs. n. 42/2004;
2. i proprietari privati o assimilabili ai sensi dell’art. 10, cc. 3, l. a), b), c) ed e) e 4, l. a), b), c), d), ed e) di beni di cui è stato dichiarato l’interesse culturale ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 42/2004.

A chi fare richiesta?
Il prestatore/detentore deve fare richiesta alla Soprintendenza competente per zona territoriale e tipologia dell’opera:
1. rispetto alla posizione in cui si trova il bene – es. se è esposto o detenuto a Verona si dovrà richiedere a SABAP di Verona – anche se il proprietario è di altra provincia o regione;
2. secondo la tipologia del bene – es. se si tratta di bene storico/artistico o archeologico alla SABAP-VR, se si tratta di volume o libro alla Soprintendenza Archivistica e/o Bibliografica.

Come fare richiesta?
Il prestatore fa richiesta specificando nell’oggetto:
1. titolo della mostra (anche provvisorio), luogo e sede espositiva;
2. date di inizio e fine della mostra (segnalando la data di inaugurazione e/o presentazione stampa);
3. dati identificativi del bene richiesto: autore, titolo, tecnica esecutiva, n. inventario, proprietà e sede di esposizione o deposito;
4. recapiti di riferimento del prestatore e del responsabile dell’ente organizzatore. Possono essere utilmente inserite anche ulteriori informazioni quali:
5. il contesto di provenienza, le caratteristiche di conservazione del bene, le dimensioni con e senza cornice;
6. se è stato prestato negli ultimi 3 anni, indicando titolo luogo e periodo della mostra;
7. se è stato restaurato: quando e da chi (si vedano le schede conservative allegate circ. DG-ABAP n. 28/2018).

• Quali documenti allegare?
  Perché la richiesta possa essere completata dovranno essere forniti i seguenti allegati che potranno essere
  inviati anche nel corso dell’istruttoria:
  ENTRO 10 GIORNI DALLA DATA DI RICEZIONE DELL’ISTANZA
  1 – Domanda di autorizzazione al prestito, corredata dei necessari allegati, e in particolare:
  a. Progetto scientifico della mostra
  b. Standard facility report del luogo o dei luoghi espositivi
  c. Elenco completo, anche provvisorio, dei beni che parteciperanno alla mostra;
  d. Lista dei beni richiesti in prestito corredata da fotografie a colori
  e. Scheda di prestito (loan form) debitamente compilata e sottoscritta dal soggetto proprietario prestatore
  del bene richiesto
  f. Indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere richieste in prestito,
  g. Indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere all’estero, in caso di mostre
  oltreconfine.
  ENTRO 50 GIORNI DALLA DATA DI RICEZIONE DELL’ISTANZA E NON OLTRE 30 GIORNI DALLA DATA DI INAUGURAZIONE DELLA MOSTRA
  2. Dichiarazione sullo stato giuridico del bene, sulla legittimità della provenienza e del possesso con particolare riguardo ai beni archeologici
  3. Garanzia di restituzione a fine della manifestazione emessa dal soggetto ospitante/organizzatore per le mostre che si tengono all’estero
  4. In caso di prestito all’estero di opere di proprietà di enti pubblici, nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano
  5. Per richieste con numero superiore a sette pezzi, elenco in formato tabellare Excel delle opere oggetto dell’istanza corredato da fotografie di riferimento inserite in apposito campo del citato foglio elettronico
  6. Scheda conservativa di prestito redatta secondo il modello di cui alla circolare 28/2018
  7. Per i beni archeologici collettivi e assimilabili, in alternativa alla scheda conservativa di prestito, tabella di sintesi redatta secondo il modello di cui alla circolare 28/2018
  8. Nominativi delle ditte specializzate e di comprovata esperienza nel campo della logistica di beni culturali, selezionate per l’affidamento delle operazioni di manipolazione, prelievo, movimentazione, imballaggio, trasporto, allestimento, e viceversa
  9. Nominativi delle compagnie incaricate e/o selezionate per l’affidamento della copertura assicurativa
  10. Parere, esplicito e motivato, sul prestito dei beni.
  ENTRO 70 GIORNI DALLA DATA DI RICEZIONE DELL’ISTANZA E NON OLTRE 20 GIORNI DALLA DATA DI INAUGURAZIONE DELLA MOSTRA
  11. Eventuali cambi, integrazioni o aggiunte alla lista delle opere richieste in prestito, purché adeguatamente motivati e corredati dalla documentazione di cui sopra
  12. Indicazione dei nominativi e recapiti di registrar, trasportatori, accompagnatori, restauratori e/o altri soggetti interessati
  13. Cronoprogramma e piano indicativo dei prelievi e ritiri delle opere con indicazione di responsabili, date e orari
  14. Relazione sottoscritta dal soggetto incaricato delle operazioni di movimentazione,
  imballaggio e trasporto e di quello, laddove diverso, incaricato degli allestimenti e disallestimenti, che attesti l’assolvimento delle prescrizioni impartite nelle schede conservative di prestito circa gli imballaggi, le modalità di manipolazione e ricollocazione, natura e tipologia del vettore, natura e tipologia del sistema di allarme, vigilanza e custodia durante i trasferimenti, eventuale presenza/necessità di scorta armata, ecc.;
  15.  In caso di prestito all’estero, indicazione precisa, con recapiti e nominativi, dei referenti degli uffici esportazione dai quali si intende transitare, e in caso di uscita dall’Unione Europea, anche delle agenzie delle dogane interessate;
  16. Qualora richiesto per la concessione del prestito) Attestazione della Soprintendenza competente circa l ‘esito positivo dell’intervento conservativo.
  ENTRO 10 GIORNI DALLA DATA DI INAUGURAZIONE DELLA MOSTRA
  17. Certificato assicurativo della polizza stipulata per il prestito in questione con copertura “allrisks” e formula “da chiodo a chiodo” o, in alternativa, garanzia statale sostitutiva

Quali documenti allegare per esposizioni all’estero?
Oltre alla documentazione al punto precedente dovrà essere fornita la seguente documentazione:
entro 60 gg. dalla data della mostra:
– garanzia di restituzione alla fine della manifestazione emessa dal soggetto ospitante/organizzatore. Inoltre, in caso di opere di proprietà statale/enti pubblici:
– nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale;
entro 30 gg. dalla data della mostra:
– indicazione con recapiti e nominativi dei referenti degli Uffici Esportazione MiC dai quali si intende transitare.
Inoltre, in caso di uscita dall’Unione Europea:
– indicazione con recapiti e nominativi dei referenti delle Agenzie delle Dogane interessate. Il prestatore e/o la ditta incaricata del trasporto dovrà avviare anche la richiesta di esportazione presso l’Ufficio Esportazione competente – Portale SUE.

Quando fare richiesta?
L’articolo 48, comma 2 del Codice dei Beni Culturali stabilisce che la richiesta di autorizzazione al prestito per mostre “è presentata al Ministero almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione ed indica il responsabile della custodia delle opere in prestito”.
Come richiamato dalla circ. DG-ABAP n. 29/2019, in allegato, “dal momento che le istanze di prestito sono presentate a codeste Soprintendenze, il controllo circa il rispetto di tale termine ricade nell’esclusiva competenza di codesti uffici che sono tenuti a non accogliere domande che pervengano oltre la scadenza dei quattro mesi dalla data di inaugurazione della mostra o esposizione. Tali richieste andranno respinte con provvedimento motivato, da inviarsi per conoscenza anche alla scrivente Direzione.”

Perché 4 mesi?
Per due motivi fondamentali:
– permettere al Funzionario istruttore competente di zona di effettuare il sopralluogo, la verifica dello stato conservativo ed eventualmente prescrivere interventi di restauro o manutenzione, nonché di redigere la scheda conservativa di prestito; qualora siano necessari interventi conservativi questa tempistica consente all’ente prestatore di farne richiesta alla Soprintendenza ai sensi dell’art. 21, c. 4 del D.Lgs. n. 42/2004, ottenere l’autorizzazione ed effettuare l’intervento entro l’inizio della mostra;
– permettere alla Direzione Generale ABAP Servizio IV – U.O. Mostre, per le istanze di competenza DG-ABAP, il necessario passaggio dell’istruttoria all’esame del Gruppo Tecnico di Valutazione Mostre interno al Servizio ed attenderne l’autorizzazione.

Quando l’autorizzazione è di competenza DG-ABAP?
In tutti i casi riportati nella circ. DG-ABAP n. 29/2019, tabella A, ovvero:
1. Manifestazioni all’estero;
2.a.- dipinti su tavola superiori a 150 cm;
2.b.- dipinti su tela superiore a 300 cm in una delle dimensioni;
2.c.- sculture in pietra, metallo o altro materiale superiore a 100 cm;
2.d.- sculture in gesso indipendentemente dalle dimensioni;
2.e.- sculture in genere di peso uguale superiore a 100 kg;
2.f.- opere di difficile o rischiosa movimentazione in rapporto al peso o alla collocazione abituale
2.g.- affreschi e dipinti murali e/o mosaici staccati superiori a 150 cm;
2.h.- oggetti di particolare fragilità in relazione al materiale costitutivo: manufatti in cera, carta, pergamena, tessuti, piume, oreficeria, vetri, cristalli, di interesse etnoantropologico, installazione di opere la cui movimentazione per caratteristiche intrinseche e/o stato conservativo e/o specifiche necessità di allestimento presentino particolari criticità;
2.i.- opere, beni culturali o cose frammentarie e/o ricostruite a seguito di eventi calamitosi, guerre, atti di terrorismo;
3. a. prestiti di beni culturali di particolare rilevanza in rapporto all’ambito del contesto di provenienza del bene, o che appartengono al nucleo principale di un museo, o costituiscono elemento caratterizzante di un contesto architettonico e/o monumentale;
3.b.- beni icona in rapporto alla percezione e alle aspettative del pubblico;
3.c.- beni con particolare valore simbolico e/o identitario di una comunità o collettività;
3.d.- insieme di beni proveniente dal medesimo contesto di musei, o istituti e luoghi della cultura pubblici, raccolte e/o collezione private pubblicamente fruibili;
3.e.- beni che si presentano e movimentano nell’ambito di particolari e specifici accordi stipulati anche con istituzioni estere;
3.f.- beni movimentati più di due volte nell’arco degli ultimi tre anni;
4. – prestiti di particolare difficoltà per i quali codesta Soprintendenza reputa opportuno richiedere il preventivo parere di questa direzione generale.

Questo cosa comporta?
Il prestatore fa la richiesta alla Soprintendenza di competenza, che istruisce la pratica (chiede eventuali integrazioni e compila le schede conservative).
Nel caso il bene rientri tra quelli non in delega alle SABAP l’autorizzazione sarà di competenza della DG-ABAP e l’istanza con il parere alla movimentazione e la scheda conservativa redatta dallaSoprintendenza e tutta la documentazione sarà sottoposta all’esame del Gruppo Tecnico di Valutazione Mostre interno al Servizio IV. La DG-ABAP emetterà, quindi, autorizzazione o meno al prestito, che invierà alla Soprintendenza per l’inoltro di competenza al prestatore/richiedente. Questa procedura via Direzione Generale è prevista anche nel caso di proroga di esposizioni per beni di competenza della DG. La richiesta sarà fatta alla Soprintendenza competente, che inoltrerà alla DG il proprio parere alla movimentazione e alla proroga, ma dovrà attendere l’autorizzazione di competenza DG-ABAP per inoltrarla ai prestatori.

Quando l’istanza è di competenza della Soprintendenza in delega?
È delegato ai Soprintendenti ABAP il rilascio delle autorizzazioni al prestito per mostre ed esposizioni, che si svolgano in Italia, aventi ad oggetto beni e cose d’interesse culturale la cui movimentazione non rientri nei casi di particolare delicatezza e rilevanza elencati nella Tabella A sopra riportata. In tutti i casi non previsti dalla Tabella A, l’istanza al prestito è quindi di competenza per delega della Soprintendenza competente per il territorio in cui si trova il bene richiesto, che autorizza anche l’eventuale proroga.

Quando non si tratta di art. 48 – Autorizzazione per mostre ed esposizioni?
Sempre quando il prestatore è privato o assimilabile ed il bene non è vincolato ai sensi degli artt. 10, comma 3 e 13 del Codice dei Beni Culturali.
Oppure quando il bene viene richiesto per:
– evento diverso da una mostra, quali eventi commemorativi e fiere (senza progetto scientifico, catalogo) di breve (qualche settimana) o lunga (meno di un anno) durata;
– l’ente organizzatore e la sede espositiva non sono un museo (non esiste facility report della sede);
– la sede della mostra è il luogo in cui è normalmente esposto il bene;
– l’ente organizzatore della mostra coincide con l’ente prestatore del bene;
– il bene viene spostato dalla normale sede espositiva ad altra sede di proprietà dell’ente prestatore;
In tutti questi casi, trattandosi di trasferimenti di natura e carattere provvisori, si applica il procedimento di spostamento temporaneo di beni culturali ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera b) del Codice.